Microsoft Access

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access) या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस एक प्रकार का डेटाबेस मैनेजमेन्ट सिस्टम है। इसे माइक्रोसॉफ्ट कम्पनी में रिलेशनल माइक्रोसॉफ्ट जेट डेटा बेस इंजन को ग्राफिकल यूजर इण्टरफेस और साफ्टवेयर डेवलेपमेन्ट टूल्स के साथ कम्बाइन (Combine) करके बनाया है।

सॉफ्टवेयर डेवलपर्स, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का प्रयोग एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर (Application Software) को डेवलप करने के लिए करते हैं। यह ऑफिस के अन्य अनुप्रयोगों (Applications) की तरह बेसिक फॉर एप्लीकेशन ऑब्जेक्ट ओरियन्टेड प्रोग्रामिंग, एक्टिवएक्स (ActiveX) डेटा ऑब्जेक्ट और अन्य एक्टिवएक्स कम्पोनेन्ट्स को सपोर्ट करता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के अवयव (Component Of MS Access)

एम एस-एक्सेस के अन्दर चार मुख्य अवयव होते हैं।

1. सारणी (Table)

टेबल में कॉलमों और पक्तिंयों के प्रतिच्छेद (Intersection) से सेल बनता है। टेबल बहुत सारी सेलों का संगठन होता है। इसका प्रयोग डेटा को व्यवस्थित रूप में स्टोर करने के लिए करते हैं। इसमें प्रत्येक रिकार्ड एक पंक्ति होती है तथा प्रत्येक फील्ड एक कॉलम होता है।

2. क्वैरीज (Queries)

किसी सारणी या डेटाबेस से कुछ शर्तों को पूरा करने वाला डेटा निकालने के लिए जो आदेश दिया जाता है उसे क्वेरी कहा जाता है। किसी क्वेरी के उत्तर में जो सूचनाएँ या रिकार्ड प्राप्त होता है उसे डायनासेट (Dynasty) कहा जाता है।
एम एस-एक्सेस में मुख्यतः पाँच प्रकार की क्वैरी होती हैं।

(i) सेलेक्ट क्वैरी (Select Query) किसी दिए हुए शर्त के अनुसार डेटा हूँढने या चुनने के लिए सेलेक्ट क्वैरी का प्रयोग करते हैं।

(ii) पैरामीटर क्वैरी (Parameter Query) पैरामीटर क्वैरी में पहले कुछ पैरामीटर दिया जाता है तथा उस पैरामीटर के आधार पर यह क्वैरी डेटा सर्च करता है। पैरामीटर देने के लिए इसमें एक डायलॉग बाक्स होता है।

(iii) क्रॉस टैब (Cross Tab) इस क्वैरी का प्रयोग सूचनाओं का सारांश कॉलमों तथा पंक्तियों में प्राप्त करने के लिए होता है।

(iv) एक्शन क्वैरी (Action Query) इसके द्वारा आप दी हुई शर्तों के अधीन कार्य करते हैं, जैसे कुछ शर्तों के पूरा होने पर रिकार्ड को बदलना या हटाना आदि।

(v) SQL क्वैरी (SQL Query) यह एक प्रकार की एडवांस क्वैरी होती है जो SQL Statement के प्रयोग से तैयार की जाती है।

3. रिपोर्ट (Reports)

सरल शब्दों में कोई रिपोर्ट एक ऐसा डायनासेट होता है जिसे कागज पर छापा जा सकता है। आप किसी डायनासेट की सूचनाओं को किन्ही आधारों पर समूह बद्ध कर सकते हैं और विभिन्न योगों और अनुयोंगों के साथ भी छाप सकते हैं।

4. फार्म (Forms)

फार्म स्क्रीन पर एक ऐसी विण्डो होती है जिसकी सहायता से आप किसी सारणी में भरे गए डेटा को देख सकते हैं और नया डेटा जोड़ सकते हैं।

एम एस एक्सेस को प्रारम्भ करना (To Start MS-Access)

एम एस एक्सेस को प्रारम्भ करने के दो तरीके हैं।

1. डेस्कटॉप पर उपलब्ध एम एस एक्सेस के शॉर्टकट पर दो बार क्लिक करके खोल सकते हैं।
2. स्टार्ट मेन्यू पर क्लिक करें। उसके बाद ऑल प्रोग्राम्स (All Programs) पर क्लिक करें। ऑल प्रोग्राम्स में से एम एस ऑफिस चुनें। उसके बाद माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस को चुनकर उस पर क्लिक करें।
   Start → All Programs → MS Office → Microsoft Office Access

एम एस एक्सेस टेम्पलेट्स (MS Access Templates)

यह एक पहले से परिभाषित सारणियों, फार्मों, रिपोर्टो, मैक्रोज (Macros) और रिलेशनशिप का एक पूर्ण रूप से ट्रैकिंग एप्लीकेशन (Complete tracking application) है। एम एस एक्सेस निम्नलिखित प्रकार के डेटा बेस टेम्प्लेट का संगठन होता है; जो निम्न हैं।

1. एसेट्स (Assets)

इसका प्रयोग एक एसेट्स डेटा बेस बनाने के लिए करते हैं जिसमें विभिन्न प्रकार के एसेट्स की डिटेल्स, उनके मालिक (Owner), आदि के बारे में सूचना की जाती है तथा उन सूचनाओं की देख-रेख की जाती है।

2. कॉन्टैक्ट्स (Contacts)

इसका प्रयोग एक कॉन्टैक्ट डेटाबेस बनाने के लिए करते हैं, जिसमें लोगों की सूचनाओं को स्टोर किया जाता है तथा उसे मैनेज (Manage) किया जाता है।

3. ईवेन्ट्स (Events)

इसका प्रयोग एक इवेन्ट्स डेटा बेस बनाने के लिए करते हैं। इसमें विभिन्न प्रकार के होने वाले इवेन्ट्स को स्टोर किया जाता है, तथा उसे ट्रैक किया जाता है।

4. फैकल्टी (Faculty)

इसका प्रयोग एक फैकल्टी डेटा बेस बनाने के लिए करते हैं। इसमें एक फैकल्टी से सम्बन्धित विभिन्न प्रकार की सूचनाएँ जैसे कि फैकल्टी का नाम, कॉन्टैक्ट और एजुकेशन आदि को स्टोर किया जाता है।

5. मार्केटिंग प्रोजेक्ट्स (Marketing Projects)

इसका प्रयोग मार्केटिंग प्रोजेक्ट्स डेटा बेस बनाने के लिए किया जाता है। इसमें मार्केटिंग प्रोजेक्ट से सम्बन्धित सूचनाएँ, जैसे कि प्रोजेक्ट कब स्टार्ट करना है, कब समाप्त करना है तथा उसकी डिलेवरी कब करनी है। आदि को स्टोर किया जाता है।

6. स्टूडेन्ट्स (Students)

इसका प्रयोग एक स्टूडेन्ट डेटा बेस बनाने के लिए करते हैं। इसमें एक स्टूडेन्ट्स से सम्बन्धित विभिन्न प्रकार की सूचनाएँ जैसे कि उसका नाम, पिता का नाम, का कान्टैक्ट नम्बर आदि को स्टोर किया जाता है। इसी प्रकार एम एस एक्सेस डेटाबेस में कुछ अन्य प्रकार के टेम्पलेट्स जैसे कि इस्यूड (Issued), प्रोजेक्टस (Projects) सेल्स पाइपलाइन (Sales Pipeline) और टॉस्कस (Tasks) उपलब्ध हैं।